Panduan ini menjelaskan cara menindaklanjuti invoice belum terbayar dan membatalkan transaksi dengan aman ketika pesanan tidak dilanjutkan atau akses kelas perlu dicabut.
Gambaran Umum
Invoice belum terbayar adalah transaksi yang sudah dibuat tetapi belum dikonfirmasi. Pembatalan transaksi digunakan untuk membersihkan transaksi yang tidak valid atau mencabut akses yang sebelumnya terbentuk, sesuai permission admin.
Kapan Panduan Ini Digunakan?
- Saat peserta tidak melanjutkan pembayaran.
- Saat invoice dibuat ganda.
- Saat kelas atau peserta pada transaksi salah.
- Saat transaksi terbayar harus dibatalkan berdasarkan keputusan admin.
Hal yang Perlu Diperhatikan
- Konfirmasi terlebih dahulu kepada peserta atau tim keuangan.
- Periksa apakah transaksi berkaitan dengan affiliate, voucher, atau paket.
- Pembatalan akses peserta dapat memengaruhi progres belajar.
- Gunakan PIN transaksi jika sistem memintanya.
Langkah-langkah
- Cari invoice melalui menu Invoice.
- Periksa status, peserta, kelas, nominal, dan tanggal transaksi.
- Jika belum terbayar, hubungi peserta sebelum menghapus invoice yang masih mungkin dibayar.
- Untuk invoice ganda atau tidak valid, gunakan tindakan hapus sesuai permission.
- Jika transaksi terbayar harus dibatalkan, buka daftar peserta pada kelas.
- Pilih tindakan Batalkan Transaksi pada peserta terkait.
- Masukkan PIN transaksi jika diminta.
- Konfirmasi pembatalan dan tunggu notifikasi berhasil.
- Periksa kembali daftar peserta serta status transaksi.
- Dokumentasikan alasan pembatalan untuk kebutuhan rekonsiliasi.
Tips Penggunaan
- Batasi permission pembatalan hanya untuk admin tertentu.
- Jangan membatalkan transaksi hanya karena email peserta belum masuk.
- Periksa dampak terhadap komisi affiliate sebelum membatalkan.
- Gunakan catatan internal agar perubahan dapat dilacak.
Pertanyaan yang Sering Ditanyakan
Apakah invoice belum terbayar harus langsung dihapus?
Tidak. Beri waktu sesuai kebijakan pembayaran dan hubungi peserta jika diperlukan.
Apa yang terjadi setelah transaksi dibatalkan?
Akses peserta pada kelas terkait dapat dicabut dan data transaksi diperbarui sesuai alur pembatalan.
Kenapa tombol pembatalan tidak terlihat?
Akun admin mungkin belum memiliki permission invoice cancel. Minta super admin memeriksa role Anda.
Panduan Cara Menangani Invoice Belum Terbayar dan Membatalkan Transaksi di IJRA LMS