Panduan ini menjelaskan cara membuat email automation di IJRA LMS agar admin dapat mengirim email secara otomatis berdasarkan jadwal, status tertentu, atau waktu setelah peserta bergabung.
Apa Itu Email Automation?
Email automation adalah pengaturan pengiriman email otomatis kepada peserta atau kontak tertentu. Admin dapat mengatur judul email, template, target penerima, jenis pemicu, dan jadwal pengiriman.
Fitur ini berguna untuk mengirim email sambutan, informasi kelas, reminder pembayaran, pengingat belajar, follow up setelah join, atau promosi lanjutan tanpa harus mengirim manual satu per satu.
Kapan Panduan Ini Digunakan?
Gunakan panduan ini dalam kondisi berikut:
- Saat admin ingin membuat alur email otomatis untuk peserta kelas.
- Saat ingin mengirim email pada tanggal tertentu atau waktu tertentu setelah peserta join.
- Saat admin ingin mengurangi proses follow up manual.
Hal yang Perlu Diperhatikan
Sebelum membuat automation, pastikan beberapa hal berikut:
- Template email sudah dibuat dan diterbitkan dari Email Builder jika ingin memakai template visual.
- Target penerima sudah jelas, misalnya peserta kelas tertentu atau daftar kontak tertentu.
- Jenis automation sudah dipilih sesuai kebutuhan, seperti schedule atau interval after join.
- Periksa status aktif agar automation tidak berjalan sebelum siap.
- Pastikan pengiriman email di server sudah berjalan melalui controller pengirim yang digunakan sistem.
Langkah Membuat Email Automation
- Login ke dashboard admin IJRA LMS.
- Buka menu Email Automation.
- Klik tombol Tambah Automation.
- Isi nama automation agar mudah dikenali di daftar admin.
- Pilih email page atau isi konten email sesuai kebutuhan.
- Tentukan target penerima, misalnya peserta kelas atau list tertentu.
- Pilih jenis automation, seperti jadwal tetap atau interval setelah join.
- Atur tanggal, waktu, atau interval pengiriman.
- Simpan automation.
- Aktifkan status automation jika pengaturan sudah selesai diperiksa.
Tips Penggunaan
- Gunakan nama automation yang menjelaskan tujuan, misalnya Follow Up H+1 Join Bootcamp.
- Untuk email interval, pastikan tanggal join peserta tercatat dengan benar.
- Jangan mengaktifkan terlalu banyak automation dengan pesan yang mirip untuk target yang sama.
- Selalu kirim test email sebelum automation digunakan untuk peserta aktif.
- Pantau queue setelah automation aktif untuk melihat apakah email berhasil diproses.
Pertanyaan yang Sering Ditanyakan
Apakah automation langsung mengirim email setelah disimpan?
Automation akan berjalan sesuai status dan pengaturan jadwalnya. Jika status belum aktif atau jadwal belum masuk, email belum akan dikirim.
Apa beda schedule dan interval setelah join?
Schedule mengirim email pada tanggal dan waktu tertentu. Interval setelah join mengirim email berdasarkan jarak waktu dari tanggal peserta bergabung, misalnya satu hari setelah join.
Bagaimana mengecek email sudah terkirim?
Admin dapat membuka halaman queue atau riwayat automation untuk melihat status pengiriman, jumlah attempt, retry, dan pesan error jika ada.
Panduan Cara Membuat Email Automation di IJRA LMS