Panduan ini menjelaskan cara memantau queue dan riwayat email automation di IJRA LMS agar admin dapat mengetahui email yang menunggu dikirim, berhasil, gagal, atau membutuhkan pengecekan ulang.
Apa Itu Queue Email?
Queue email adalah daftar email yang disiapkan sistem untuk dikirim. Setiap baris biasanya memuat informasi automation, penerima, tipe pengiriman, jadwal, status, attempt, retry, waktu dikirim, dan pesan error jika terjadi kegagalan.
Dengan memantau queue, admin dapat lebih cepat mengetahui apakah automation berjalan normal atau ada masalah pada template email, data penerima, jadwal, atau koneksi pengiriman email.
Kapan Panduan Ini Digunakan?
Gunakan panduan ini dalam kondisi berikut:
- Saat admin ingin memastikan email automation sudah masuk antrean.
- Saat ada peserta yang belum menerima email.
- Saat status pengiriman menunjukkan failed atau retry.
- Saat admin ingin mengecek automation tertentu tanpa membuka semua data.
Hal yang Perlu Diperhatikan
Sebelum memeriksa queue, perhatikan beberapa hal berikut:
- Email yang masih berstatus pending biasanya belum waktunya diproses atau masih menunggu pengirim berjalan.
- Status sent menandakan proses kirim berhasil dari sisi sistem.
- Status failed perlu dicek dari kolom pesan error untuk mengetahui penyebabnya.
- Jumlah attempt dan retry membantu melihat apakah sistem sudah mencoba mengirim ulang.
- Jika error berasal dari template, perbaiki template email lalu jalankan pengiriman ulang sesuai prosedur yang digunakan admin.
Langkah Memantau Queue Email
- Login ke dashboard admin IJRA LMS.
- Buka menu Email Automation.
- Klik tombol atau menu Queue.
- Gunakan filter automation jika ingin melihat queue dari automation tertentu.
- Gunakan filter status untuk melihat pending, sent, failed, atau status lain yang tersedia.
- Periksa kolom penerima untuk memastikan email dikirim ke user yang benar.
- Periksa kolom jadwal untuk memastikan waktu pengiriman sudah sesuai.
- Jika ada status failed, baca kolom pesan error.
- Perbaiki penyebab error, misalnya template email, data automation, atau konfigurasi pengiriman.
- Pantau kembali queue setelah perbaikan dilakukan.
Tips Penggunaan
- Gunakan filter agar queue lebih mudah dibaca saat datanya banyak.
- Catat error yang berulang karena biasanya menandakan masalah pada template atau konfigurasi automation.
- Periksa queue setelah membuat automation baru untuk memastikan data masuk sesuai target.
- Jika email penting, lakukan pengecekan berkala setelah automation diaktifkan.
- Jangan hanya melihat status akhir; baca juga attempt dan pesan error untuk memahami prosesnya.
Pertanyaan yang Sering Ditanyakan
Kenapa email masih pending?
Email bisa pending karena jadwalnya belum masuk, pengirim belum berjalan, atau email masih menunggu giliran proses.
Apa yang harus dilakukan jika email failed?
Baca pesan error pada queue, lalu perbaiki penyebabnya. Penyebab umum adalah template email bermasalah, data penerima tidak lengkap, atau koneksi pengiriman email gagal.
Apakah queue bisa dipakai untuk audit pengiriman?
Ya. Queue dan riwayat email dapat membantu admin menelusuri automation mana yang mengirim email, siapa penerimanya, kapan dijadwalkan, dan apa status akhirnya.
Panduan Cara Memantau Queue dan Riwayat Email di IJRA LMS